6つのポイントで誰でもWordで美しくわかりやすいドキュメントを作る! その1

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吉田印刷所トクプレ.では印刷のトラブル防止や、より効率の良い印刷データ作成のためにDTP印刷に関する情報を読者の皆様に発信しています。

より良い印刷物制作のため、ぜひご確認下さい。


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●伝わる美しいWord文書を作ろう


Wordでは美しいわかりやすい書類はできないのでしょうか?

いいえ、違います。Wordはあくまでも道具。

プロ用のIllustratorを使っているから自動的にわかりやすい、美しい書類ができるわけではありません。


日経ITproにWordで美文書を作るポイントが掲載されていましたので紹介します。


手に取りたくなる・説得力のある・読むのが苦にならない美しい書類を日経ITproでは「美文書」と呼んでいますが、美文書作成のポイントは6つあるとしています。


  1:仕上がりをイメージして「レイアウト」する

  2:文章の長さや図の位置はできるだけ「そろえる」

  3:「フォントと色使い」は文書に合わせて吟味する

  4:「テキストボックス」で文字を効果的に魅せる

  5:クリップアートなど「素材」を上手に活用する

  6:「印刷用紙」と「出力設定」を適切にする


この6つのポイントの記事を参考に吉田印刷所なりに解説します。


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●1:仕上がりをイメージして「レイアウト」する


レイアウトに関しては、知らせたい情報をどのようにレイアウトするのかといった設計図的なもの(ラフ書き・コンテ)を先に作っておくことが重要です。

Wordでいきなり作成し始めると、全体のレイアウト見ないで「ここに入りそうだから入れるか...」といった「配置にあまり意味が無いレイアウト」になりがちだったり、思いついた順番で作り始めてしまったり、最後の方で「よく考えたら○○の情報も入れなければならなかった」といった情報記入漏れも防ぐことができます。

先に箇条書きでも構わないので、入れなければならない情報を書き出しておき、それらの情報の大まかなレイアウトは紙に書いてみましょう。

これだけで後の作業が楽になります。


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●2:文章の長さや図の位置はできるだけ「そろえる」


図の位置など揃えることで、人は並んでいる図を似ているとか同じの意味を持つのだな、とグループとして認識します。

そうすると、揃えて並べただけで、その図の立ち位置が伝わるので、理解しやすくなります。

もちろん、文章の位置も、バラバラより、揃っていた方が理解しやすくなります。


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●3:「フォントと色使い」は文書に合わせて吟味する


フォントはその文書の内容の雰囲気を伝える際に重要な要素のひとつです。

猫の「にゃー」という鳴き声の文字も、フォントを変えるだけで全然印象が違います。

賑やかなフォント・落ち着いたフォント、色々あるので、メリハリを付けて使っていきましょう。


関連書籍として「本を読む人のための書体入門」(星海社新書 正木香子著)を紹介します。デザイナー向けではないですが、新書の読み物としてさらっと読めてなるほどと思ってもらえると思います。

★書籍のページ→ http://www.amazon.co.jp/gp/product/4061385410/ref=as_li_ss_tl?ie=UTF8&camp=247&creative=7399&creativeASIN=4061385410&linkCode=as2&tag=0250436144-22



色に関しては、Wordで用意されているカラーパレットにある色を使うのも良いのですが、カラーバランスを考えて使うと、調和が取れたものになります。

色もきちんと考えて選ぶと、違いが分かる色にしつつ、バランスが良いものが作れます。

似すぎたカラーは使っても(例えば赤色と朱色などの組み合わせ)、見る人に違いが分かりづらいので、そうした点も注意しましょう。


以下のHUE/360というページで、キーになるカラー(メインで使いたいカラー)をクリックすると、類似のカラーと対比されるカラーを自動的に表示してくれます。(逆に使わない方が良いカラーは消えます)

参考にしてみて下さい。

⇒⇒⇒ http://hue360.herokuapp.com/



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あとの3つの項目の解説は次回に続きます。お楽しみに!


《参考》なぜこの1枚は読みやすい?伝わるWord文書には理由がある(ITpro)

⇒⇒⇒ http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20140213/536585/


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